Polityka prywatności i cookies
Serwis: asiandivers.pl/wakacje | Wersja: 1.0 | Obowiązuje od: 29 sierpnia 2026 r.
Niniejsza Polityka wyjaśnia, w jaki sposób Hotel Żywiecki Sp. z o.o. przetwarza dane osób korzystających z serwisu, składających zapytania, zakładających konto oraz rezerwujących lub uczestniczących w imprezach turystycznych. Dokument obejmuje również zasady używania cookies i usług zewnętrznych.
1. Administrator i Inspektor Ochrony Danych
Administratorem danych osobowych i organizatorem turystyki jest Hotel Żywiecki Sp. z o.o., ul. Energetyków 16, 32-050 Skawina, NIP 6762457942, REGON 122638142, KRS 0000429458 (dalej: „Administrator”).
Inspektorem Ochrony Danych jest Marcin Kopytko. W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się pod adresem marcinkopytko@hotel-zywiecki.pl.
2. Źródła i zakres danych
Dane otrzymujemy bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od osoby dokonującej rezerwacji także dla innych uczestników oraz - jeżeli ma to zastosowanie - z portalu lub platformy rezerwacyjnej, za pośrednictwem której złożono zapytanie lub rezerwację.
W zależności od sposobu korzystania z usług możemy przetwarzać:
- imię, nazwisko, datę urodzenia oraz dane kontaktowe, w szczególności adres e-mail i numer telefonu;
- dane pozostałych uczestników, w tym dzieci, podane przez osobę dokonującą rezerwacji;
- dane konta użytkownika, w tym adres e-mail, identyfikator konta i zabezpieczone hasło;
- dane dotyczące zapytania, rezerwacji i podróży: termin, liczba uczestników, miejsce wylotu, wybrane hotele, pokoje, wycieczki, transfery i inne zamówione usługi;
- dane potrzebne do rozliczenia, w tym adres i NIP - jeżeli są konieczne do wystawienia faktury - oraz identyfikator, kwotę i status płatności;
- treść korespondencji prowadzonej przez formularz, e-mail lub telefon oraz uwagi organizacyjne;
- dane techniczne niezbędne do bezpieczeństwa i obsługi serwisu, takie jak dane sesji, informacje o zdarzeniach systemowych oraz standardowe logi serwera. Lokalny licznik popularności treści nie zapisuje adresu IP ani identyfikatora użytkownika lub urządzenia.
Administrator nie zbiera w systemie numeru ani kopii paszportu, numeru PESEL, płci, daty ważności ani kraju wydania paszportu. Dokument podróży może być okazywany bezpośrednio przewoźnikowi, hotelowi lub właściwym służbom, które przetwarzają dane zgodnie z własnymi obowiązkami.
Uwagi organizacyjne: w polu „Uwagi” nie należy wpisywać informacji o zdrowiu, niepełnosprawności, lekach, alergiach ani innych danych szczególnie chronionych. Jeżeli takie dane zostaną przekazane bez potrzeby, Administrator ograniczy ich wykorzystanie i usunie je, o ile ich dalsze przetwarzanie nie będzie wymagane prawem.
3. Cele i podstawy przetwarzania
- Obsługa zapytania i przygotowanie oferty: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Założenie i obsługa konta, logowanie oraz rezerwacja jako gość: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Zawarcie i wykonanie umowy o udział w imprezie turystycznej, w tym rezerwacja noclegów, transportu, wycieczek, transferów i usług dodatkowych: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Realizacja płatności i zwrotów: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie dokumentacji rozliczeniowej także art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Faktury, księgowość i obowiązki podatkowe: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Wykaz umów, rozliczenia TFG i TFP oraz inne obowiązki organizatora turystyki: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Reklamacje, zmiany, anulowania i obsługa po zawarciu umowy: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO, a po zakończeniu obsługi także art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Bezpieczeństwo serwisu, zapobieganie nadużyciom i diagnozowanie błędów: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie serwisu, danych i użytkowników.
- Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Google Analytics i Google Maps: dobrowolna zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej.
Obecnie Administrator nie prowadzi newslettera, profilowania reklamowego ani remarketingu. Jeżeli w przyszłości zostaną uruchomione narzędzia reklamowe, Polityka i panel zgód zostaną zaktualizowane przed ich aktywacją, a narzędzia niewymagane do działania serwisu nie będą uruchamiane bez zgody.
4. Odbiorcy danych
Dane mogą zostać przekazane tylko w zakresie potrzebnym do wykonania usługi lub obowiązku prawnego:
- Oriental Tours Co. Ltd, działającej pod marką AsianDivers, 43/60 Viset Rd, Moo 5, Tambon Rawai, Phuket 83100, Tajlandia, TAT License No. 34/03857 - jako partnerowi realizującemu usługi na miejscu, na podstawie umowy powierzenia i Standardowych Klauzul Umownych;
- hotelom, przewoźnikom, liniom lotniczym, lokalnym przewodnikom, organizatorom wycieczek i transferów oraz innym wykonawcom usług wybranych w ramach rezerwacji;
- zakładom ubezpieczeń i podmiotom udzielającym gwarancji - jeżeli wymaga tego prawo, zabezpieczenie organizatora albo klient wybierze opcjonalne ubezpieczenie;
- Ubezpieczeniowemu Funduszowi Gwarancyjnemu, właściwemu marszałkowi województwa oraz innym organom uprawnionym na podstawie przepisów;
- operatorowi płatności Montonio, bankom i innym instytucjom płatniczym. Podmioty te mogą działać jako odrębni administratorzy; Administrator nie otrzymuje danych logowania do banku ani pełnych danych instrumentu płatniczego;
- dostawcom hostingu i poczty, w szczególności Cyber_Folks oraz dostawcom usług Google, a także podmiotom utrzymującym i zabezpieczającym system;
- biuru księgowemu, kancelariom prawnym, audytorom i innym profesjonalnym doradcom;
- portalom i platformom rezerwacyjnym, jeżeli klient korzysta z nich do złożenia zapytania lub rezerwacji.
Część wykonawców działa na zlecenie Administratora, a część - w szczególności banki, operatorzy płatności, ubezpieczyciele, przewoźnicy i podmioty wykonujące własne obowiązki prawne - może być odrębnym administratorem. W takim przypadku podmiot ten przekazuje własną informację o przetwarzaniu danych.
5. Przekazywanie danych poza EOG
Realizacja podróży do Tajlandii wymaga przekazywania ograniczonego zakresu danych partnerowi i lokalnym wykonawcom poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Tajlandia nie jest objęta decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony.
Regularne przekazywanie danych Oriental Tours Co. Ltd odbywa się na podstawie umowy powierzenia, Standardowych Klauzul Umownych przyjętych przez Komisję Europejską oraz oceny warunków transferu. W odniesieniu do pojedynczych przekazań niezbędnych do wykonania konkretnej umowy - np. hotelowi, przewoźnikowi lub lokalnemu wykonawcy - zastosowanie może mieć art. 49 ust. 1 lit. b lub c RODO.
W związku z używaniem Google Analytics, Google Maps i poczty Google dane mogą być przetwarzane poza EOG. W zależności od podmiotu i operacji podstawą transferu jest decyzja o odpowiednim stopniu ochrony dla organizacji uczestniczących w EU-US Data Privacy Framework albo Standardowe Klauzule Umowne. Informację o zastosowanych zabezpieczeniach lub ich kopię można uzyskać, kontaktując się z IOD.
6. Okres przechowywania
- zapytania, które nie zakończyły się rezerwacją - co do zasady do 6 miesięcy od zakończenia korespondencji;
- dane konta - przez okres jego utrzymywania; po zamknięciu konta dane niezwiązane z rezerwacją są usuwane, z uwzględnieniem rutynowego cyklu kopii zapasowych i niezbędnych logów bezpieczeństwa;
- dane związane z umową i jej wykonaniem - przez czas realizacji, a następnie przez okres potrzebny do obsługi roszczeń, co do zasady 3 lata od zakończenia lub rozwiązania umowy, chyba że inny przepis wymaga dłuższego okresu;
- dokumentacja księgowa i podatkowa - przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku;
- dane w wykazach, deklaracjach i dokumentacji TFG/TFP - przez okres wymagany przepisami dotyczącymi organizatorów turystyki i kontroli tych obowiązków;
- dane dotyczące reklamacji - do jej zakończenia, a następnie do upływu właściwego okresu przedawnienia roszczeń;
- dane przetwarzane na podstawie zgody - do jej wycofania; wycofanie nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem;
- lokalne, zagregowane statystyki odsłon - nie dłużej niż 24 miesiące; nie zawierają adresu IP ani identyfikatora osoby lub urządzenia.
Dane mogą pozostać przez ograniczony czas w kopiach zapasowych, w których nie są wykorzystywane operacyjnie i są usuwane w ramach zwykłego cyklu nadpisywania.
7. Dobrowolność i obowiązek podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, lecz dane oznaczone jako wymagane są konieczne do utworzenia konta, przygotowania oferty, zawarcia i wykonania umowy, przyjęcia płatności lub wystawienia faktury. Brak danych niezbędnych do konkretnej usługi może uniemożliwić jej realizację. Zgoda na Google Analytics i Google Maps jest dobrowolna i nie jest warunkiem dokonania rezerwacji.
8. Rezerwacja dla innych osób i dane dzieci
Osoba dokonująca rezerwacji może podać dane innych dorosłych uczestników i dzieci w zakresie niezbędnym do wykonania umowy. Informacja zawarta w niniejszej Polityce dotyczy wszystkich uczestników. Administrator udostępnia ją na stronie i przy dokumentach rezerwacyjnych; osoba dokonująca rezerwacji powinna umożliwić pozostałym uczestnikom zapoznanie się z jej treścią.
9. Prawa osób
W granicach określonych przez RODO przysługuje prawo do dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Jeżeli podstawą jest zgoda, można ją wycofać w dowolnym momencie.
Wniosek można przesłać do IOD: marcinkopytko@hotel-zywiecki.pl. Jeżeli zachodzi uzasadniona wątpliwość co do tożsamości wnioskodawcy, Administrator może poprosić o informacje konieczne do jej potwierdzenia.
Osobie, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, przysługuje skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Automatyczne decyzje i profilowanie
Administrator nie podejmuje wobec klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na klienta, i nie prowadzi profilowania. System może automatycznie przeliczać cenę i dostępność na podstawie wybranych parametrów rezerwacji; nie stanowi to profilowania ani decyzji, o której mowa w art. 22 RODO.
11. Cookies i usługi zewnętrzne
Cookies niezbędne
Służą bezpieczeństwu serwisu, ochronie formularzy, utrzymaniu sesji, logowaniu, zapamiętaniu ustawień prywatności oraz obsłudze kolejnych etapów rezerwacji. Nie wymagają zgody, jeżeli są konieczne do dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika. Zależnie od funkcji działają przez czas sesji albo przez okres niezbędny do utrzymania wybranego ustawienia, konta lub bezpieczeństwa serwisu.
Lokalne statystyki odsłon
Serwis zlicza zagregowaną liczbę odsłon według dnia, publicznej podstrony i języka. Pomiar nie używa analitycznych cookies i nie zapisuje adresu IP, identyfikatora użytkownika lub urządzenia, pełnego User-Agent, dokładnego czasu wizyty ani historii konkretnej osoby. Dane są przechowywane do 24 miesięcy.
Google Analytics - po zgodzie
Google Analytics służy do tworzenia statystyk korzystania z serwisu, m.in. informacji o odwiedzanych podstronach, przybliżonej lokalizacji, typie urządzenia i przeglądarki. Usługa jest uruchamiana wyłącznie po zgodzie. Informacje zapisywane przez tę usługę mogą być przechowywane do 2 lat, zależnie od konfiguracji i zmian wprowadzanych przez Google.
Google Maps - po zgodzie
Mapy są domyślnie zablokowane. Po wyrażeniu zgody treść jest pobierana z serwerów Google, co może wiązać się z przekazaniem Google adresu IP, informacji o urządzeniu i przeglądarce oraz - zależnie od ustawień użytkownika - informacji o lokalizacji lub koncie Google.
Zarządzanie zgodą
Przy pierwszej wizycie można wybrać „Tylko niezbędne”, zaakceptować wszystkie opcje albo ustawić je osobno. Zgodę można później zmienić lub wycofać przyciskiem „Ustawienia cookies” dostępnym w serwisie. Ograniczenia ustawione bezpośrednio w przeglądarce pozostają dodatkową możliwością użytkownika.
12. Bezpieczeństwo i zmiany Polityki
Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do ryzyka, w tym kontrolę dostępu, zabezpieczenia sesji, kopie zapasowe i ograniczanie zakresu danych udostępnianych wykonawcom.
Polityka może zostać zaktualizowana w razie zmiany prawa, usług, dostawców lub technologii. Aktualna wersja jest publikowana w serwisie wraz z datą obowiązywania. Zmiana celu przetwarzania lub wprowadzenie nowych opcjonalnych narzędzi będzie komunikowana przed rozpoczęciem takiego przetwarzania.